Ako upravljate projektima, sigurno ste se suočili sa izazovom poštovanja rokova, budžeta i održavanja motivacije tima. Možda novi poslovni model Scrum može da olakša sprovođenje planiranih aktivnosti.
Termin Scrum ili agilno poslovanje odnose se na poslovni model koji se zasniva na samo-organizujućim, kros-funkcionalnim timovima, usmerenim na ostvarenje rezultata. Termin Scrum potiče iz ragbija i podrazumeva formaciju u koju se pozicionira 8 igrača u 3 reda koji zajedno pokušavaju da osvoje ubačenu loptu, pre protivničke strane. To je simbol jedinstva, fokusa i jasnog cilja.
Tokom 80-ih, Džef Saterlend i Ken Svaber su razvili poslovni Scrum model (najpoznatiji Agile set vrednosti i principa) koji je usvojio veliki broj softverskih kompanija širom sveta. Naravno, druge industrije (proizvodne, finansije, osiguranje, telekomunikacije…) su nakon nekog vremena uočile prednosti ovakvog načina organizovanja i masovno počele da uvode Scrum poslovni model.
Traditionalno vs. Scrum upravljanje projektima
Tradicionalno, menadžment želi dve stvari u svakom projektu: kontrolu i predvidivost. To podrazumeva veliki broj dokumenata, dijagrama, odobrenja. Meseci se ulažu u pažljivo planiranje, ali trud je često uzaludan, jer se ispostavlja da su korekcije neminovne. U uslovima brzih i nepredviđenih promena, upravljanje projektima uglavnom dovodi do fijaska ili u najboljem slučaju prolongiranju rokova i uvećanja troškova. Naravno, poručioci posla su frustrirani, a izvršioci nezadovoljni. A da li mora biti tako? Zapravo, ne mora.
Mnoge kompanije novi koncept Scrum i agilni način poslovanja prihvataju kao spasenje, jer ako se pravilno implementira, omogućava efikasniju organizaciju posla.
Scrum prihvata neizvesnost i kreativnost. Kada se započne projekat, redovno se proverava da li to što se radi ide u pravom smeru i stalno se traže načini za unapređenje – da li postoji brža i bolja tehnika i da li ima prepreka da se to realizuje. To je krug “proveri i prilagodi” (inspect and adopt). Provera se srpvodi u iteracijama, a sekvencijalni ciljevi moradju biti ispunjeni (dodata vrednost, odn. inkrement) za fiksno vreme (obično 2-4nedelje).
Eliminacija prepreka mora biti prvi cilj biznisa
Mnogo je faktora koji utiču na uspešnost tranzicije jedne kompanije prema poslovanju po Scrum modelu, ali glavni je promena “mindseta” odnosno načina razmišljanja. Ohrabruje činjenica da su mnoge kompanije (neke od njih čak vrlo poznate, tipa Google, Amazon…) veoma uspešno implementirale ovakav način rada, razmišljanja i planiranja. Toyota je zaslužna za mnoštvo ideja na kojima je Scrum zasnovan, a koje su primenjene u Toyota proizvodnom sistemu. Najpoznatija od njih odnosi se na eliminaciju prepreka. Naime, proces razvoja bi trebalo da teče brzo i glatko i jedan od ključnih zadataka rukovodstva je da identifikuje i ukloni sve prepreke u njegovom toku, tzv. flow-u. Sve što stoji na putu, sve što usprava je prepreka. U Toyota proizvodnom sistemu su identifikovali različite tipove prepreka i smatraju da nije preterivanje kada se kaže da u periodu sporog rasta prepreka predstavlja veći problem nego poslovni gubitak. Otuda, eliminacija prepreka mora biti prvi cilj biznisa.
Važno je odrediti šta donosi najveću vrednost proizvodu
Još jedno pitanje je veoma važno pravilno definisati kada se dobije projekat – šta donosi najveću vrednost proizvodu? Ako je odgovor jasan i relevantan, timovi koji rade na realizaciji će drastično poboljšati svoju produktivnost. Često naručioci posla kažu da je sve bitno, ali to zaista nije istina. Iz iskustva, 80% vrednosti proizvoda leži u 20% njegovih funkcionalnosti. Navešćemo primer koji je svima poznat i koji se odnosi na program koji svakodnevno koristimo u poslu: Koliko funkcionalnosti u Word dokumentima koristite? Da li znate koje sve funkcionalnosti postoje i da li su one neophodne većini korisnika? Odgovor je, naravno, ne – većina korisnika koristi nekoliko osnovnih funkcija. U skladu sa ovakvim načinom razmišljanja, mnoge proizvodne kompanije, u želji da što pre plasiraju novi proizvod na tržište, primenjuju koncept MVP (Minimum Viable Product). S obzirom na to da veliki broj inovacija ne doživi prvu godišnjicu, ideja je da se lansira proizvod koji poseduje dovoljno osnovnih funkcionalnosti koje znače kupcima, poput testa, a ukoliko se pokaže uspešnim, u sledećim iteracijama se unapređuje proizvod/receptura i slično. Dakle, tajna uspeha je pronaći prioritete prema vrednostima i u svakom projektu prvo uraditi tih najznačajnijih 20%.
Kako funkcioniše Scrum tim
Snaga tima koji funkcioniše u skladu sa Scrum principima leži u tome koliko dobro međusobno sarađuju i koliko svaki član tima doprinosi ostvarenju cilja u skladu sa svojom ekspertizom i ulogom u organizaciji. Nove pozicije i uloge u kompaniji koja posluje na Scrum ili agilni način su Scrum Master i Product Owner (trenutno “top-in-demand” globalno). Kompanije koje su krenule u agilnu transformaciju, uglavnom upućuju svoje zaposlene na sertifikovane treninge kako bi unapredili svoja znanja i kasnije bili u prilici da naučeno primene u praksi.
Scrum Master nije IT pozicija, već osoba koja “ume sa ljudima” odnosno ima “people skills” i emocionalnu inteligenciju i utiče na dobru atmosferu u timu, pomaže članovima tima putem couchinga i ima odgovornost da se projekat završi što pre, i najvažnije je da implementira agilni ili Scrum način razmišljanja u celoj organizaciji.
Product Owner je osoba koja treba da razume potrebe i želje “kupca”, da prenese viziju članovima tima, odredi prioritete i organizuju agilni tim koji treba da isporuči vrednost. Njegova uloga je da pokrene biznis i da donosi važne odluke, ča i da rizikuje.
Agilni timovi rade drugačije
Agilni timovi rade drugačije od tradicionalno organizovanih timova i umnogome zavise od efektivne i efikasne komu nikacije i brzog izvršenja. Tim treba da ima dobru disciplinu, sposobnost da preuzme odgovornost (agilnu lidersku ulogu) i bude posvećen. Članovi tima treba da imaju slobodu da zatraže pomoć i da traže reviziju po potrebi. Tako, ključne veštine su sposobnost preuzimanja inicijative i prilagođavanje novim situacijama.
“We practice improvement through work, work through improvement, one sprint at a time!” Jon Ker.
Scrum vrednosti
Commitment – Posvećenost za Scrum tim znači da svaki član tima ima poverenja u druge, odnosno poverenja da će drugi uraditi ono što su rekli. Bitno je da se ne preceni kapacitet, odnosno da se prihvate samo zadaci koji se mogu ispuniti.
Courage – Hrabrost je ključna za uspeh tima. Scrum tim mora da se oseća sigurno i bezbedno da kaže “ne”, da traži pomoć ili da eksperimentiše sa novim stvarima. Takođe, treba da ima slobodu u preispitivanju statusa quo koji je prepreka uspehu.
Fokus – Fokus je bitan u smislu da šta god se započne, treba da se završi u toku “sprinta” odnosno u predviđenom roku. Zato se redovno prati status kroz burndown chart.
Openness – Otvorenost je neophodna za pronalaženje novih ideja i mogućnost za učenje i rast. Dodatno, otvorenost znači da članovi tima moraju biti iskreni, kako bi znali status.
Respect – Poštovanje treba da bude iskazano kako prema ostalim članovima tima, tako i prema Product Owneru, Scrum Masteru i svim ostalim zainteresovnim stranama. Poštuju se tuđe ideje, priznaju se dostignuća i toleriše “loš dan” ponekad.
Na kraju, da bi bilo koji agilni projekat bio uspešan i produktivan, tim treba da pokaže više entuzijazma i sposobnosti učenja od svih saradnika, bez obzira na njihov staž i stručnosti. Neustrašivo iskazivanje mišljenja mora biti osigurano, kako bi se pokazalo pravo poštovanje, što će zauzvrat povećati fokus tima na ciljeve.